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Für viele sind Tagungen und Workshops
mit den Vorurteilen “nutzlos vergeudete Zeit” oder “Langeweile” belegt. Damit nach Tagungen die Wirkung auch bei der Umsetzung nicht verpufft, müssen schon bei der Veranstaltung folgende 3 Punkte stimmen:
! Wählen Sie bewußt den richtigen Ort. Schon der Ort läßt ahnen, welche Bedeutung die Veranstaltung hat. Ein nüchternes Tagungs-Kongress-Business-Hotel in Nähe eines Bahnhofs oder Flughafens schafft ein
völlig anderes Klima, als zum Beispiel ein Standhotel oder ländlicher Berggasthof, in der dann auch die Seele einer Veranstaltung stimmt. Gerade wenn es nicht nur um das reine Geschäft, sondern darum geht, Erfolge zu feiern und Menschen zu motivieren, ist ein Ort mit entsprechendem Ambiente
gefragt. Auch wird die besondere strategische Situation betont oder der Wunsch nach Kreativität, Ideenvielfalt und Innovation gefördert, wenn sich die Teilnehmer in einer abwechslungsreichen Umgebung mit
neuen Eindrücken befinden. Hier haben die großen Metrolpolen nicht immer mehr Charme als andere sehr bewußt ausgewählte Veranstaltungsorte. Bedenken Sie gerade für mehrtägige Veranstaltungen auch bei der
Auswahl des Ortes, dass Sie weit genug vom Heimatort oder Ihrem Firmensitz entfernt sind, sonst gehen Ihnen Ihre Teilnehmer abends für die in der Praxis überaus wichtigen informellen Kontakte verloren.
! Planen Sie die Tagesordnung mit viel Überlegung. Stellen Sie Workshops / Tagungen immer unter ein übergeordnetes Motto oder Ziel. Richten Sie alle Tagesordnungspunkte daran aus und machen Sie schon zu Beginn der
Veranstaltung deutlich, wie diese zur Zielerreichung beitragen. Beteiligen Sie die Mitarbeiter im Vorfeld der Planung und fragen Sie, welche Themen besprochen werden sollten. Planen Sie ausreichend viele
Pausen ein - Pausenzeiten sind keine verlorenen Zeiten: Mehr als 90 Minuten Aufmerksamkeit an einem Stück können Sie kaum von einem Menschen erwarten. Beginnt das Meeting vormittags um 9 Uhr, legen Sie dier
erste Pause für 10:30 bis 11 Uhr fest. Danach gehts weiter bis 12:30 Uhr. Eine Mittagspause sollten Sie mit 90 Minuten einplanen. Sie beginnen daher wieder um 14 Uhr und sehen im Nachmittagsprogramm 2 - 3
Kurzpausen von jeweils 20 Minuten vor, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten. Denken Sie daran: Viele Menschen sind es nicht gewohnt, über Tage still dazusitzen! Meiden Sie nach Möglichkeit das
Podium oder den Frontalvortag, sondern bitten Sie Ihre Referenten, durch die Reihen der Zuhörer zu gehen.Das schafft eine kommunikative Atmosphäre.
! Denken Sie über den Workshop oder die Tagung hinaus. Sie haben eine
mehrtägige Veranstaltung mit hervorragenden Diskussionen und brillianten Vorträgen geschafft. Die Menschen sind hochmotiviert. Wichtig ist zum Ende, dass gemeinsam begriffen wird, wie diese Begeisterung und
Motivation in tägliche Erfolge umgesetzt werden kann. Nutzen Sie die letzten Stunden eines Workshop oder einer Tagung für diese Themen:
Durch welche konkreten, realistischen Maßnahmen wird die
weitere Vorgehensweise beschrieben?
Diskutieren Sie mit den Teilnehmern, welche konkreten Tipps sie mitnehmen und welche sie wie in ihre Arbeit einfließen lassen können.
Lassen Sie dabei oder
am Ende der Versanstaltung die einzelnen Tagungs-Themen und -Redner bewerten.
Bitten Sie alle Teilnehmer, die für Sie wertvollste Erkenntnis der Tagung zu nennen.
Dies alles am besten in
schriftlicher Form, um so die Teilnehmer kurz nach dem Treffen mit dieser Zusammenfassung und dem Katalog der Maßnahmen an die Erkenntnisse und Beschlüsse ihrer Veranstaltung zu erinnern.
eMail:
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